En EU-drevet lovgivning bl.a. om be-skyttelse af persondata, i Danmark kaldet Persondataforordningen, gælder alle klubber, foreninger, virksomheder og offentlige instanser som registrerer oplysninger om personer – i klubben altså vores medlemmer.

Klubben må nødvendigvis registrere en række basale oplysninger for at kunne opkræve kontingenter, udsende nyhedsbreve og klubblade.

Lovgivningen som træder i kraft pr. 25. maj 2018, omfatter også regler for ad-gang til, samt videregivelse og spredning af informationerne.

I klubbens medlemsregister registreres følgende:
• Medlemsnummer
• For- og efternavn
• Postadresse
• Telefonnummer
• Evt. e-mail adresse
• Rover bilmodel
• Betalt kontingent (x ved årstal)
• Dato for udmeldelse *)

*) Oplysningerne slettes ikke ved udmeldelse. Ved genindmeldelse bevarer man sit oprindelige medlemsnummer.

For klubbens medlemmer betyder det:

Der udsendes ikke medlemslister til klubbens medlemmer eller andre, ligesom der ikke er adgang til informationerne via klubbens hjemmeside.

Kun bestyrelsen har adgang til medlemsregistret via bruger-ident og kodeord.

Kodeordet ændres når personkredsen i bestyrelsen ændres.

Oplysninger om – eller kontakt fra et medlem til et andet gives kun ved at et bestyrelsesmedlem har sikret sig at ’modtageren’ ønsker kontakten.

Medlemsinformationerne administreres af bestyrelsen, primært af sekretariatet (navne- og adresseoplysninger) og kassereren (betaling og udmeldelse).

Medlemsregistret kan benyttes til statistikudtræk blandt bestyrelsens medlemmer. De udtrukne oplysninger, i det omfang de indeholder per-sonhenførbare informationer, slettes umiddelbart efter anvendelse på bestyrelsesmedlemmets personlige computer.

Rubrikken i klubbladet: ”Nye medlemmer” angiver medlemsnummer, postnummer, by og Rover model.

Nye medlemmer orienteres om klubbens databeskyttelseshåndtering via et tillæg til klubbens vedtægter.